Kleinunternehmer-Rechner (§ 19 UStG)

Auf einen Blick

• Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Umsatz hat (§ 19 UStG).
• Bis Ende 2024 lag die Vorjahresgrenze bei 22.000 Euro.
• Im Gründungsjahr zählt seit 2025 der tatsächliche Umsatz, eine Hochrechnung auf das ganze Jahr entfällt.
• Wer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist fünf Kalenderjahre daran gebunden.

Stand: 1. Januar 2025. Quelle: § 19 UStG.

Was die Regelung tatsächlich bewirkt

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führt auch keine ab. Der Preis dafür ist der Verzicht auf den Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer, die in Einkäufen, Geräten und Material steckt, bleibt an einem hängen. Für Dienstleister mit wenig Materialeinsatz ist das fast immer ein gutes Geschäft. Wer dagegen teuer einkauft oder große Anschaffungen plant, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser.

Die Regelung muss weder beantragt noch als Rechtsform gewählt werden. Sie greift von selbst, solange die Grenzen eingehalten werden. "Kleinunternehmer" im Sinne des § 19 UStG hat auch nichts mit "Kleingewerbe" zu tun. Das eine ist Umsatzsteuerrecht, das andere Handelsrecht, und beide können unabhängig voneinander zutreffen.

Die beiden Grenzen seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue Fassung des § 19 UStG. Zwei Werte entscheiden, und sie müssen beide eingehalten werden:

• Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben. Bis Ende 2024 lag diese Grenze bei 22.000 Euro.
• Der Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Vorher stand hier eine voraussichtliche Grenze von 50.000 Euro.

Der Unterschied zwischen den beiden ist wichtiger, als er aussieht. Die 25.000 Euro schaut zurück: Sie wurden überschritten oder nicht, und das steht am 31. Dezember fest. Die 100.000 Euro schauen auf das laufende Jahr und wirken sofort. Wer sie im Oktober reißt, ist ab diesem Umsatz umsatzsteuerpflichtig, nicht erst im Januar.

Was als Gesamtumsatz zählt

Maßgeblich sind die vereinnahmten Entgelte, also das, was tatsächlich geflossen ist. Betriebsausgaben werden nicht abgezogen. Wer 30.000 Euro eingenommen und 20.000 Euro ausgegeben hat, liegt bei 30.000 Euro Umsatz und nicht bei 10.000 Euro Gewinn. Dieser Irrtum kostet jedes Jahr Leute ihren Kleinunternehmerstatus.

Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außen vor. Wer seinen alten Firmenwagen verkauft, muss den Erlös nicht einrechnen. Umsätze, die ohnehin steuerfrei sind, werden je nach Art ebenfalls herausgerechnet.

Gründung mitten im Jahr

Hier hat sich 2025 am meisten geändert, und die wenigsten Rechner im Netz haben es nachvollzogen. Bis einschließlich 2024 musste der Umsatz des Gründungsjahres auf einen fiktiven Jahresbetrag hochgerechnet werden. Wer im Oktober startete und bis Dezember 6.000 Euro umsetzte, landete rechnerisch bei 24.000 Euro und riss damit die alte 22.000-Euro-Grenze.

Diese Umrechnung ist entfallen. Die Neufassung kennt sie nicht mehr. Maßgeblich ist der tatsächlich erzielte Gesamtumsatz, und der beträgt in diesem Beispiel 6.000 Euro. Der Gründer bleibt Kleinunternehmer, ohne Wenn und Aber.

Für das Gründungsjahr gilt also allein die 25.000-Euro-Grenze, und zwar auf den echten Umsatz. Wer sie reißt, verliert die Regelung ab genau dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Alle vorherigen Rechnungen des Jahres bleiben unberührt.

Wenn die Grenze fällt

Der Wechsel zur Regelbesteuerung passiert von selbst. Niemand schickt eine Mitteilung, und das Finanzamt erfährt es meist erst mit der Jahreserklärung. Verantwortlich für die Beobachtung der Grenze ist man selbst.

Praktisch bedeutet der Wechsel drei Dinge: Rechnungen müssen ab dem Stichtag Umsatzsteuer ausweisen, es sind Voranmeldungen abzugeben, und der Vorsteuerabzug steht zu. Wer den Zeitpunkt verpasst und weiter ohne Steuer fakturiert, schuldet sie trotzdem. Nachträglich beim Kunden einzusammeln gelingt selten, und bei Privatkunden praktisch nie.

Der häufigste teure Fehler: im Dezember feststellen, dass man im März die Grenze überschritten hat. Die Umsatzsteuer für neun Monate ist dann fällig, aber nicht eingenommen. Bei einem Steuersatz von 19 Prozent sind das rund 16 Prozent des Umsatzes aus eigener Tasche.

Freiwilliger Verzicht

Man kann auf die Regelung verzichten und sich der Regelbesteuerung unterwerfen. Sinnvoll ist das vor allem für zwei Gruppen: wer überwiegend an Unternehmen verkauft, denen die ausgewiesene Steuer egal ist, weil sie sie als Vorsteuer zurückholen; und wer hohe Anfangsinvestitionen hat und die darin enthaltene Vorsteuer erstattet bekommen möchte.

Der Verzicht bindet für fünf Kalenderjahre, und an dieser Bindung hängt die Entscheidung: Wer sich verrechnet, sitzt die Frist ab. Vor dem Schritt lohnt sich eine Überschlagsrechnung über fünf Jahre, nicht über eines.

Drei Irrtümer, die regelmäßig vorkommen

• Gewinn statt Umsatz gerechnet. Die Grenze betrifft die Einnahmen, nicht das, was übrig bleibt.
• Mehrere Tätigkeiten getrennt betrachtet. Die Grenze gilt pro Person, nicht pro Gewerbe. Wer nebenbei vermietet, berät und auf Märkten verkauft, addiert alles zusammen.
• Die Kleinunternehmerregelung mit der Einkommensteuer verwechselt. Sie betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und die Buchführungspflichten richten sich nach anderen Vorschriften und bleiben davon unberührt.